年轻人要知道的2000个社会常识第14章 电话礼仪常识 (1)(2/2)

文/李玲
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几项内容。

11.及时传达待转信息

接听寻找他人的电话时,先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。若对方不愿讲第一个问题,可不必勉强。若对方要找的人不在,可先以实相告,然后再询问对方“有什么事情”。若是二者先后次序颠倒了,就可能使发话人产生疑心。

若发话人所找的人就在附近,应立刻去找,不要拖延。若答应发话人代为传话,则应尽快落实。

不到万不得已时,不要把代人转达的内容,再托第二人代为转告。否则,一是可能使转答内容变样,二是难保不会耽误时间。

12.代接要尊重他人隐私

当发话人有求于己,希望转答某事给某人时,要严守口风。切勿随意扩散,“广而告之”,辜负了他人的信任。在通话中,要明白自己是个中介,不该说的话一句不说,不该问的话一句不问,千万不要无中生有、画蛇添足。热心过度是会让人生厌的。

当别人通话时,要根据实际情况,或是埋头做自己的事,或是自觉走开,千万不可故意侧耳“旁听”,更不要没事找事,主动插嘴,这种参与意识是要不得的。

13.做好准备后再拨打电话

对拨打电话前的准备工作,很多人都不以为然,因为准备需要时间,他们不想把时间花在准备上,而更愿户的沟通上。事实上,有了充分的准备,明确了自己打电话的目标,往往会达到事半功倍的效果。如果你没有把准备工作做好,不瞄准靶子射箭,那么就会像上面那个例子一样,使电话沟通以失败告终。类似的例子在平时的电话沟通中比比皆是。

14.接听电话前,整理好自己的情绪

电话接听,切忌出现一些恶劣语句,例如,工作正忙的时候,电话又响个不停,情绪很可能因此而变得不耐烦,但是打电话的人并没有察觉这一点。所以,当你拿起电话,还来不及将情绪整理就大喊:“喂!找谁!”对方一定会认为:“这是什么公司?”一间拥有一百位员工的公司里,只要一位员工情绪不稳而造成客户不满的话,有可能一竿子打翻了一船人。

15.接电话之前先松一口气

无论工作怎么忙,接电话之前必须先松一口气,之后再以明亮的声音向对方说:“喂,某某公司,您好!”如果对方是自己的亲友:“原来是你,真难得!最近好像很不错!”之后,再依彼此的交情程度,进行不同的谈话。切忌自己什么都不说,只是一味地询问对方:“你叫什么名字?”“你是哪个单位的?”“你找他是公事还是私事?”这样会给人盛气凌人的感觉,极不礼貌。别人会觉得,你问我是谁,那你是谁?而“喂”字如果大声一点,则有审讯的嫌疑,让人有被审问的感觉。

16.笑容可掬地接听电话

即使对方看不见你,但是愉悦的笑语会使声音自然轻快悦耳,因而留给对方极佳的印象。相反,若接电话时板着脸,一副心不甘、情不愿的样子,声音自然会沉闷凝重,无法留给对方好感。由于脸部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要常抱着“对方正在看着我”的心态去应对。不管何时,只要笑容可掬地接听电话,声音自然会把明朗的表情传达给对方。


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